Ketteriä toimintamalleja on Postilla hyödynnetty jo usean vuoden ajan, mutta systemaattisesti, koko organisaatiota koskevaa uudistumista ryhdyttiin tekemään Sari Hildénin johdolla toukokuussa 2019. Muutosta on toteutettu tarjoamalla koulutusta ja tukea ottamaan opit omaan arkeen pienissä erissä. Ymmärryksen karttuessa uusia menetelmiä on kokeiltu ja toimivat mallit on otettu laajemmin käyttöön. Mukana tässä on ollut postilaisia kaikenlaisista rooleista.
”Osallistamalla olemme saaneet rakennettua sopivat toimintatavat, ja kun ne ratkovat oikeita ongelmia, myös niiden käyttöönotto on helppoa. Eikä ole pelkoa, että tiimit hetken aikaa kokeiltua palaavat takaisin vanhoihin toimintatapoihinsa”, kertoo Sari.
Parhaat käytännöt
Olemme keränneet parhaita käytäntöjä kaikille Postilaisille ja postilaisten kanssa työskenteleville avoimelle sivustolle. Sieltä löytyy toimivaksi testattua asioita, millä pääsee helposti alkuun siirryttäessä toimimaan ketterillä menetelmillä, sekä vinkkejä, kuinka parantaa toimintaa eri tasoilla jo pidempään toimineille. Sivustoa päivitetään jatkuvasti palautteen ja oppimiemme asioiden myötä.
Jatkuva parantaminen
Ketteryyden yhtenä perusajatuksena on jatkuva parantaminen. Palautteen keruu, käsittely ja parantaminen on jo sisällytetty ketteriin tapahtumiin. Sen lisäksi meiltä löytyy ketteriä valmentajia, jotka auttavat tiimejä löytämään heille sopivat käytännöt sekä omaksumaan ne mm. fasilitoimalla ensimmäiset ketterät tapahtumat. Valmentaja on käytettävissä myös myöhemmin, jos tiimi tarvitsee apua käytäntöjensä parantamisessa.
Osaamisen kehittäminen
Osaamisen kehittäminen on avainasemassa Postilla. Ihmisten tulee ymmärtää, mitä hyötyjä muutoksella tavoitellaan, ja kuinka nämä vaikuttavat heidän jokapäiväiseen työhönsä.
”Meiltä löytyy peruskoulutusta, joilla luodaan ymmärrystä ketterien käytäntöjen periaatteista ja hyödyistä. Tämän lisäksi meillä on kurssit eri rooleille, kuten johdolle, markkinoinnille sekä henkilöstöhallinnolle, missä keskitytään ketterien käytäntöjen hyödyntämiseen ko. kohderyhmän näkökulmasta. Uusia kursseja tuomme tarjolle kysynnän mukaan”, kertoo Sari.
Koulutuksen lisäksi Postilta löytyy myös kaikille avoimia yhteisöjä, joissa samasta aihepiiristä kiinnostuneet ratkovat haasteitaan ja jakavat oppeja muiden kanssa. Yhteisöillä on oma fasilitaattorinsa, joka valitsee palautteen perusteella sopivat aiheet seuraaviin tapaamisiin. Tämä tarjoaa oivan kanavan organisaatiorajojen yli menevän tiedon ja oppien välitykseen.
Strategian toteutus kaikilla tasoilla
Yhtenä ketteryyden tavoitteena on tuoda näkyvyys strategian toteutumiseen, jotta kaikki ymmärtäisivät, miksi teemme tiettyjä asioita ja jätämme jotain tekemättä. Johdolla on tästä hyvinkin selkeä ymmärrys, mutta usein se hämärtyy siirryttäessä organisaatiossa eteenpäin.
Vahvistaaksemme ymmärrystä, järjestämme suunnittelutilaisuuksia, joissa esitellään strategiset tavoitteet tulevalle jaksolle sekä sovitaan asiat, joilla tavoitteet pyritään toteuttamaan. Toteutukset esitellään kaikille avoimissa demotilaisuuksissa, missä osallistujat voivat esittää kysymyksiä sekä antaa palautetta tekijöille.
Hankkeiden seurantaan on määritelty askeleet, joita kannattaa noudattaa saadakseen parhaat tulokset. Tässä mm. keskitytään siihen, että tarvittava tieto ja tekijät ovat olemassa ennen kuin hanketta ruvetaan toteuttamaan, ja että hanke on pilkottu tarpeeksi pieniin osiin, jotta saamme nopeutettua arvoa tuottavien asioiden saamista markkinoille. Uusissa hankkeissa keskitymme luomaan ensin perustoiminnallisuuden, jonka päälle palautteen ja tekemisessä kertyneiden oppien mukaan rakennetaan lisää.
Koska hankkeet on linkitetty strategiaan, pystyy jokainen koko ajan näkemään, miten hanke edistää strategiaamme ja ymmärtää sen vaikutukset.
Kaiken kaikkiaan Postilla on huikeat edellytykset kehittyä yrityksenä ja mahtava ympäristö kehittää toimintaa eteenpäin. Mukaan pääsee jokainen postilainen, roolista ja työtehtävistä riippumatta. ”Yhdessä tekemällä saamme paljon hyvää aikaan!”, toteaa Sari lopuksi.
