Posti Group Oyj (y-tunnus: 1531864-4)
PL 105, 00011 POSTI
Käyntiosoite: Postintaival 7 A, Helsinki
Puh. 0600 94320 (1,84 €/vastattu puhelu + pvm/mpm)
www.posti.fi
Tietosuojavastaava: tietosuoja@posti.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Posti käsittelee henkilötietoja Posti Group Oyj:n ja sen tytäryritysten (Posti-konserni) rekrytointijärjestelmän hallintaa varten. Tietoja kerätään Posti-konsernin (mukaan lukien Suomen Transval Group Oy:n (Transval)) rekrytointijärjestelmiin kirjautuneista (sisäiset hakijat) ja rekisteröityneistä (ulkoiset hakijat) luonnollisista henkilöistä.
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:
- Ilmoittaa työnhakijoille Postin ja Transvalin avoinna olevista työpaikoista
- Ottaa työnantajana vastaan työpaikkahakemuksia avoimiin tehtäviin.
- Hakea hakijatietokannasta sopivia henkilöitä ehdokkaaksi avoimiin tehtäviin
- Asioida työnhakijoiden kanssa lähettämällä tietoja hakuvaiheista ja pyytämällä tarvittaessa täydentäviä tietoja hakijoilta
- Koota työnhakijoiden ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksen tekemistä varten
- Postin ja Transvalin tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen.
Rekisteröityneellä henkilöllä on oikeus poistaa profiilinsa, jolloin henkilön tiedot eivät ole rekrytoinnin käytettävissä.
Tietojen käsittelyn perusteena on työnhakijan suostumus ja työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen sekä oikeutettu etu (esimerkiksi analysointi ja tilastointi).
Henkilöstöhallinnan rekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika
Rekisterissä voi olla seuraavat tiedot työnhakijoista:
- Etunimi ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Sukupuoli
- Kansalaisuus
- Syntymäaika
- Puhelinnumerot (koti, työ, matka)
- Lähiosoite, maa, alue, paikkakunta, postinumero
- Työkokemustiedot
- Koulutustiedot
- Hakijan pätevyyttä koskevat tiedot (ajokortti, kielitaito, Posti-kokemus, työkoneosaaminen)
- Liitetiedostot (esim. ansioluettelo, kuva)
- Hakijan toivomukset halutusta työstä
- Hakemushistoria Transvalin työtehtäviin
- Kirjeenvaihtokieli, kielitaito
- Vapaamuotoinen hakemusteksti ja lisätiedot
- Rekrytointiprosessiin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
- Postin sisäisten työnhakijoiden osalta seuraavat tiedot: henkilönumero, etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumerot (työ, koti) sekä uudelleen sijoitukseen liittyvät tiedot.
Työhakemuksia säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Rekrytointipäätöksen jälkeen tehtävään tulleet hakemukset siirretään arkistoon, jossa niitä säilytetään 1 vuoden ajan hakuprosessin päättymisestä
Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijaa koskevat tiedot ovat hänen itsensä ilmoittamia. Hakija saa Postin järjestelmään käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla hän voi itse täydentää hakemustaan ja ylläpitää hakijatietojaan tai Transvalin järjestelmään linkin, jonka kautta hän voi itse täydentää hakemustaan ja ylläpitää hakijatietojaan.
Rekrytointiprosessia, haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot vie järjestelmään Postin tai Transvalin palveluksessa oleva henkilöstöhallinnon asiantuntija (rekrytoija) tai esihenkilö.
Postin sisäisten työnhakijoiden osalta tiedot siirtyvät Postin henkilötietojärjestelmästä.
Tietojen luovutus
Rekisteröityjen hakijoiden tiedoista tehdään hakijayhteenvetoja, joita käytetään rekrytointiin liittyvään päätöksentekoon.
Posti voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.
Rekisteristä luovutetaan tietoja Posti Group Oyj:n toimintamaihin EU:n / ETA:n ulkopuolelle säännönmukaisesti.
Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät yritykset, viranomaiset ja järjestöt ovat solmineet Postin kanssa EU-komission hyväksymän mallin mukaisen sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekrytointijärjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa ja sähköpostiosoitetta sekä työnhakijalta että Postin järjestelmää käyttävältä työntekijältä.
Henkilötietojen luottamuksellisuudesta, tietojen laadusta ja oikeellisuudesta vastaa Posti Group Oyj yleisten tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Posti Group Oyj vastaa rekisterissä olevien tietojen käytettävyydestä, eheydestä sekä oikeellisuudesta. Tiedon siirroissa käytetään Posti Group Oyj:n tietoturvaperiaatteiden mukaisia tietoturvallisuusratkaisuja. Posti-konsernissa tiedot säilytetään tietokannoissa, jotka on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Rekisteröidyn oikeudet, omien tietojen tarkastus, korjaus ja täydentäminen, käyttökieltojen antaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.
Sähköisessä rekrytointijärjestelmässä voi palveluun kirjautuneena nähdä, muuttaa ja poistaa itse antamiaan tietoja niin kauan, kuin hakuprosessi on käynnissä. Postin sisäinen hakija ei voi kuitenkaan muuttaa henkilö-, osoite- ja tietoliikennetietojaan järjestelmässä. Transvalin järjestelmästä voi pyytää tietojen poistamista sähköpostilla osoitteesta rekrytointi@transval.fi.
Postin internetsivuilla posti.fi/tietosuoja voi kirjautuneena tehdä tarkastuspyynnön omista tiedoistaan. Tarkastus-, korjaus- ja täydentämispyyntöjä voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti Postin pääkonttorilla osoitteessa Postintaival 7 A, Helsinki, tai lähettämällä tietopyyntölomakkeen Postille, PL 8030, 00002 Helsinki.
Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä näiden oikeuksien käyttöön voi liittyä tilanteen ja olosuhteiden vuoksi rajoituksia.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu).
