Postin rekrytoinnin seloste

Henkilötietojen käsittelystä Postin rekrytoinnissa vastaa Posti Group Oyj

Posti Group Oyj (y-tunnus: 1531864-4)
PL 105, 00011 POSTI
Käyntiosoite: Postintaival 7 A, Helsinki
Puh. 0600 94320 (1,84 €/vastattu puhelu + pvm/mpm)
www.posti.fi 
henkiloasiakaspalvelu@posti.com 
Tietosuojavastaava: tietosuoja@posti.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Posti käsittelee henkilötietoja Posti Group Oyj:n ja sen tytäryritysten (Posti-konserni) rekrytointijärjestelmän hallintaa varten. Tietoja kerätään Postin rekrytointijärjestelmään kirjautuneista (sisäiset hakijat) ja rekisteröityneistä (ulkoiset hakijat) luonnollisista henkilöistä.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

  • Ilmoittaa työnhakijoille Postin avoinna olevista työpaikoista
  • Ottaa työnantajana vastaan työpaikkahakemuksia avoimiin tehtäviin
  • Hakea hakijatietokannasta sopivia henkilöitä ehdokkaaksi avoimiin tehtäviin
  • Asioida työnhakijoiden kanssa lähettämällä tietoja hakuvaiheista ja pyytämällä tarvittaessa täydentäviä tietoja hakijoilta
  • Koota työnhakijoiden ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksen tekemistä varten
  • Postin tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen

Rekisteröityneellä henkilöllä on oikeus poistaa profiilinsa, jolloin henkilön tiedot eivät ole rekrytoinnin käytettävissä.

Tietojen käsittelyn perusteena on työnhakijan suostumus ja työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen sekä oikeutettu etu (esimerkiksi analysointi ja tilastointi). Henkilöstöhallinnan rekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika

Rekisterissä on seuraavat tiedot työnhakijoista:

  • Etunimi ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Sukupuoli
  • Kansalaisuus
  • Syntymäaika
  • Puhelinnumerot (koti, työ, matka)
  • Lähiosoite, maa, alue, paikkakunta, postinumero
  • Työkokemustiedot
  • Koulutustiedot
  • Hakijan pätevyyttä koskevat tiedot (ajokortti, kielitaito, Posti-kokemus)
  • Liitetiedostot (esim. ansioluettelo, kuva)
  • Hakijan toivomukset halutusta työstä
  • Kirjeenvaihtokieli
  • Vapaamuotoinen hakemusteksti ja lisätiedot
  • Rekrytointiprosessiin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
  • Postin sisäisten työnhakijoiden osalta seuraavat tiedot: henkilönumero, etu- ja
  • sukunimi, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumerot (työ, koti) sekä uudelleen
  • sijoitukseen liittyvät tiedot.

Työhakemuksia säilytetään rekrytointiprosessin ajan. Rekrytointipäätöksen jälkeen tehtävään tulleet hakemukset siirretään arkistoon, jossa niitä säilytetään 1 vuoden ajan hakuprosessin päättymisestä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijaa koskevat tiedot ovat hänen itsensä ilmoittamia. Hakija saa järjestelmään käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla hän voi itse täydentää hakemustaan ja ylläpitää hakijatietojaan.

Rekrytointiprosessia, haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot vie järjestelmään Postin palveluksessa oleva henkilöstöhallinnon asiantuntija (rekrytoija) tai esimies. Postin sisäisten työnhakijoiden osalta tiedot siirtyvät Postin henkilötietojärjestelmästä.

Tietojen luovutus

Rekisteröityjen hakijoiden tiedoista tehdään hakijayhteenvetoja, joita käytetään rekrytointiin liittyvään päätöksentekoon.

Posti voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Rekisteristä luovutetaan tietoja Posti Group Oyj:n toimintamaihin EU:n / ETA:n ulkopuolelle säännönmukaisesti.

Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät yritykset, viranomaiset ja järjestöt ovat solmineet Postin kanssa EUkomission hyväksymän mallin mukaisen sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekrytointijärjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa ja sähköpostiosoitetta sekä työnhakijalta että Postin järjestelmää käyttävältä työntekijältä.

Henkilötietojen luottamuksellisuudesta, tietojen laadusta ja oikeellisuudesta vastaa Posti Group Oyj yleisten tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Posti Group Oyj vastaa rekisterissä olevien tietojen käytettävyydestä, eheydestä sekä oikeellisuudesta. Tiedon siirroissa käytetään Posti Group Oyj:n tietoturvaperiaatteiden mukaisia tietoturvallisuusratkaisuja. Posti säilyttää tiedot tietokannoissa, jotka on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet, omien tietojen tarkastus, korjaus ja täydentäminen, käyttökieltojen antaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.

Sähköisessä rekrytointijärjestelmässä voi palveluun kirjautuneena nähdä, muuttaa ja poistaa itse antamiaan tietoja. Postin sisäinen hakija ei voi kuitenkaan muuttaa henkilö-, osoite- ja tietoliikennetietojaan järjestelmässä.

Postin internetsivuilla posti.fi/tietosuoja voi kirjautuneena tehdä tarkastuspyynnön omista tiedoistaan. Tarkastus-, korjaus- ja täydentämispyyntöjä voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti alussa mainitussa Posti Group Oyj:n osoitteessa tai lähettämällä pyynnön allekirjoitettuna mainittuun osoitteeseen taikka skannattuna sähköpostilla osoitteeseen henkiloasiakaspalvelu@posti.com. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä näiden oikeuksien käyttöön voi liittyä tilanteen ja olosuhteiden vuoksi rajoituksia.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu).

Postilaisten tarinat

Louis Cothard

Louis Cothard nauttii työstään yhdistelmäajoneuvonkuljettajana, sillä ison auton ajaminen on sekä vastuullista että jännittävää. Louis ajaa ympäri Suomen ja pitää huolen, että tavarat löytävät vastaanottajansa. Louis on työskennellyt Postilla vuodesta 2015; ensin kevytkuorma-autonkuljettajana, vuoden verran kuluttajajakelussa ja tätä nykyä yhdistelmäajoneuvonkuljettajana.

lue koko tarina

Tia Svinhufvud

Tia Svinhufvud opiskelee Postilla oppisopimuksella kuorma-autonkuljettajaksi. Autonkuljettajan työ kiinnosti Tiia ja hän sai kuulla, että Posti voisi tarjota etenemismahdollisuuden ammattikuljettajan ammattiin. Postin yhteistyöverkostosta löytyi nopeasti oppisopimuskumppaniksi Keuda, joten Tia pääsi aloittamaan kahden vuoden ammattiopinnot vauhdikkaasti.

lue koko tarina

Anne Partanen

Anne Partasen mielestä on hienoa työskennellä yrityksessä, joka on oman alansa edelläkävijä. Pitkä ura Postilla on avannut toiminnan laajuutta ja sen vaikutusta suomalaiseen yhteiskuntaan. Anne työskentelee kuljetuspäällikkönä Kuopio-Joensuu -alueella. Annen työssä asiakas on keskiössä ja asiakkaan kanssa luodaan yhdessä uusia ratkaisuja palveluiden parantamiseksi.

lue koko tarina
Tule mukaan rakentamaan tulevaisuuden Postia!
Kaikki avoimet työpaikat